모든 회의는 그 회의에서 결의된 내용을 기록한다. 이 기록을 회의록이라고 한다. 안건토론은 결의가 아니기에 토론을 장황하게 기록할 이유가 없다. 안건을 토론한 후 결의를 하는데 그 결의 내용을 잘 기록해야 한다.

회의를 마치고 폐회하기 전에 회장은 반드시 회의록을 낭독하여 채택해야 한다. 회장은 서기가 회의록을 낭독하면 “빠진 내용이 있거나 잘못된 기록이 있습니까?”라고 회중에게 물어야 한다.

회원이 빠진 내용이나 잘못 기록된 내용이 있다면 지적하고 모든 회원들이 이의를 제기하지 않고 동의하면 회장은 착오나 누락된 내용을 수정하라고 지시한다.

삽입했거나 수정했다면 서기로 하여금 다시 낭독하게 한 후 회장은 “회의 내용에 이의 없습니까?”라고 묻고 이의가 없으면 “회의록이 채택되었습니다”라고 선포하면 된다.

그런데 우리들은 보통 이런 식으로 채택한다.

회장 : “서기가 회의록을 낭독했습니다. 어떻게 할까요.”
회원 : “받기로 동의합니다.”, 혹은 “수정해서 받기로 동의합니다.”
회장 : “동의가 있습니다. 재청받겠습니다.”
회원 : “재청합니다.”

회장 : “동의, 재청이 들어왔습니다. 가부를 묻습니다. 가하면 예하십시오.”
회원 : “예”
회장 : “아니면 아니라고 하십시오.”
회원 : 침묵...
회장 “ 회의록이 채택되었습니다.”

이런 식으로 회의록을 채택하는 절차를 밟고 있다. 이것이 전통적으로 관례화 되어 있다. 가부를 물을 때 “아니요”하면 어떻게 할 것인가? 다시 다수결로 결정해야 하는가? 이런 모순이 어디 있는가?

회의록이란 회의 내용을 사실대로 기록하면 된다. 결의된 내용이 누락되었으면 삽입하면 되는 것이고, 잘못 기록되었다면 수정하면 된다. 누락과 수정할 내용을 지적했을 때 회원들이 이의제기를 하지 않으면 그대로 확정된다. 회의 내용을 기록할 때는 기록해야 할 내용을 다수결로 결정하지 않는다. 사실을 사실대로 기록하면 된다.

서기가 최종적으로 회의 결과를 낭독하면 회장은 “회의 내용에 이의 있습니까?” 라고 묻고, 이의가 없으면 곧바로 “회의록이 채택되었음을 선포합니다.”라고 하면 된다.

그리고 나서 그 자리에서 회의록 내용에 서명을 해야 한다. 서명이 없으면 회의록에 대한 법적 효력이 없다. 당회나 노회나 총회 회의록은 회장과 서기가 서명한다. 그리고 법인일 경우 이사 전원이 서명을 한다. 그리고 학교 교수회나 특별위원회에서는 전체가 서명하든지 회장과 서기가 서명하든지 자체 내규에 따라 서명을 해야 한다. 회의록이 2페이지 이상일 경우 원본입증을 위해 간서를 해야 한다.

회의 결과는 회의록만으로 설명하며 그 회의록이 회의 결과에 대한 법적 효력이 있는 것이다.

이렇게 회의가 끝난 후 차기 회의에서 “전회의록 낭독”을 한다. 문제는 이때 전회의록을 낭독하고 나서 회장이 “전회의록 낭독 어떻게 할까요”라고 물으면 “받기로 동의합니다.”회장이 “재청받겠습니다”라고 한 후 “재청합니다”라고 하면 “가부를 묻습니다. 가하면 예하십시오.”, “예”라고 하면 “아니면 아니라고 하십시오.” “아니요”라고 한 사람이 없으면 “채택이 통과되었습니다.”

이처럼 웃지못할 결의를 한다. 이때 “아니요”라고 하면 이전회의 내용이 없어져 버리는 것인가? 혹은 다시 다수결로 이전 회의 결과를 결의해야 하는 것인가? 도저히 있을 수 없는 일들이 일어난다.

전 회의록은 그냥 전회의 회의 내용을 참고하기 위할 뿐이다. 유안건이 있는지 확인하기 위해서 전회의록 낭독은 유익하다. 법적 효력을 갖게 하는 회의록 채택은 그 회기의 회에 있다. 차기 회의에서 회의록을 채택하는 것은 아니다.

전회의록이 잘못 기록되었다면 회의 안건으로 정식 성안하여 토론해서 잘못된 결의를 수정할 수 있고 내용 자체를 변경하고자 할 경우 수정할 수 있는데 이때는 회원 전원 만장일치로 해야 한다. 왜냐하면 전회 회의록을 이미 채택했고, 그 회의록이 서명을 했고 간서가 되어 있다면 그 회의록은 법적 효력이 미친 회의록이기 때문에 단 한 사람이라도 “수정 불가합니다”라고 하면 수정이 불가능한 것이다.

그런데 회의록과 관련해서 왜 문제가 발생되고 법정시비가 있는가?

첫째, 회의를 진행할 때 회장은 반드시 가부를 물을 때 묻는 내용을 정확히 정리해서 회원들에게 말해 주어야 한다. 두루 뭉실 가부를 묻고 난 후에 무엇을 결의했는지 회장 자신도 모르는 경우가 있다. 이때 서기는 회의록을 기록하기가 힘들다. 서기는 반드시 질문을 해야 한다. 서기가 질문을 하지 않으면 회원이라도 물어야 한다.

“정확한 결의 내용이 무엇입니까?”

안건을 결의하여 선포할 때마다 정확하게 확인시키면 서기는 곧바로 회의록을 기록하여 회의가 마치자 마자 채택과정을 마친 후 서명을 받을 수 있다.

둘째, 반드시 회의를 마치고 나서 회의록 채택순서를 가져야 한다.
본 회의록 채택을 갖지 않으면 회의 내용에 대한 분쟁이 있을 수 있다.

셋째, 회의 내용을 기록하고 나서 빈 여백을 남기게 해서는 안된다. 후일에 추가로 첨가하여 위조할 가능성이 있다. 이런 일이 실제적으로 일어나고 있다.

회의록에 서명을 해 놓고 나중에 무책임하게 회의록이 위조되었거나 변조되었다고 말하면 안된다. 이 얼마나 무책임한 행위인가?

회의 내용을 의도적으로 위조하여 회의록을 변조하지 못하도록 확인하는 일은 중요하다. 위조의 가능성을 배제하기 위한 철저한 확인과 검사는 중요하다. 이러한 과정을 무시한 채 자신이 서명을 해 놓고 회의록이 변조되었다는 말하는 것은 문제가 있어 보인다.

http://reformednews.co.kr/sub_read.html?uid=1292&section=sc36&section2=